En nuestra experiencia a lo largo de los años, hemos visto que en todas las organizaciones existen “sistemas paralelos” que interactúan con el sistema de gestión (ERP) y en general están distribuidos por sectores: Ventas, Compras, Administración, Despacho, Ingreso, Servicio Técnico, etc, etc..

En la mayoría de las organizaciones, estos “Sistemas Paralelos” están gestionados con Excel.-

Por que existen estas planillas?

• Para subsanar una carencia en los sistemas de Gestión, que por más buenos y completos que sean, no siempre logran cubrir en su totalidad la problemática de cada organización. Es por eso que, muchas veces desde los niveles operativos, buscan registrar y procesar datos en planillas que les resultan mas amigables y fáciles de usar.-
• Para análisis y resumen de datos por parte de mandos medios. Es muy común ver a gerentes o encargados de determinadas áreas de la empresa, elaborar complejas planillas para analizar y resumir datos que extraen de los sistemas de gestión y con ellos generar informes que luego presentan a los directores.-
• Como herramienta colaborativa. Cuando un determinado proceso involucra a más de un sector, es muy común ver planillas compartidas que son completadas por diferentes actores dentro de un proceso mas complejo.

Existe una tendencia a evitar el uso de planillas:

• Genera información “informal” que queda fuera de los sistemas de gestión.
• Es inseguro, ya que la información que contienen, muchas veces es clasificada y de mucho valor para la empresa y se encuentra desperdigada en diferentes equipos, muchas veces en carpetas compartidas, es enviada y reenviada por mails y lo que es peor, alojada en dispositivos usb.
• Generalmente no cuenta con los niveles de seguridad a nivel de usuarios o grupos para impedir modificaciones, ni cuenta con los registros de auditoria para determinar quien realizó un cambio en los datos.
• Es habitual que estas planillas contengan formulas complejas que fácilmente pueden romperse porque un usuario agrego una columna o una fila donde no debía.
• Cuando estas planillas están compartidas entre varios usuarios, genera la dificultad de tener que coordinar el uso de la misma.

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Ventajas de las Micro Aplicaciones:
El concepto de Micro App es una evolución a las planillas excel. Muchas veces es imposible integrar todos los procesos de información en un sistema de gestión integral, ya sea por la complejidad, por el tiempo de desarrollo y fundamentalmente por el costo.
Las Micro App corren en entornos web, y pueden estar alojados dentro de la organización o fuera de ella en un Cloud con todos los estándares de seguridad.
Son multiplataforma, es decir, corren en cualquier tipo de dispositivo, windows, linux, mac, tablet’s, etc.. y no existen requerimientos técnicos que limiten el uso. Solo basta un dispositivo con acceso a internet o a la red local.

• La información esta concentrada en un servidor seguro que pertenece a la empresa y no está desperdigada en distintas pc’s o dispositivos usb.-
• El acceso es mediante contraseña con niveles de seguridad de usuario, grupos y roles.
• Pueden acceder simultáneamente todas las personas que estén involucradas desde cualquier parte y dispositivo mientras tenga acceso a internet.
• Todo queda registrado a nivel de auditoria.

Ahora es momento de pensar en su Empresa o Institución:

• Existen planillas excel con información clasificada y valiosa para Ud.?
• Quisiera erradicar estas planillas y concentrar la información en un solo lugar? Seguro, confiable y escalable?
• Sabe que puede contar con esta herramienta con una mínima inversión y en tiempo récord?

Demos:

• Sistema CRM para seguimiento de oportunidades de ventas: crm.demo.cuantico.com.ar
• Sistema de Business Inteligence: bi.demo.cuantico.com.ar